Para enviar una Carta Documento, el remitente debe ser mayor de 18 años o, si es menor de edad, estar emancipado por cualquier causa legal: matrimonio, autorización para ejercer el comercio, ejercer cualquier actividad en relación de dependencia o vivir en forma independiente de sus padres o tutores con conocimiento de ellos.

Si el remitente es una persona física, debe presentar un Documento de Identidad personal con foto del titular y firma de las autoridades nacionales o municipales; es decir, DNI, LE, LC, CI del Mercosur, CI Federal o CI Provincial. En el caso de extranjeros, es válido el Pasaporte o una Cédula de Identidad expedida por autoridades de países limítrofes.

Si es una persona jurídica, la persona que presenta la Carta Documento debe acreditar su identidad de persona física con alguno de los documentos señalados precedentemente y la personería jurídica que representa como está establecido.

En ambos casos, también se puede acreditar identidad con el Registro de Firma. El envío debe estar destinado a una sola persona, física o jurídica, y puede estar firmado y remitido por una o varias personas físicas.

El envío puede estar remitido por:

• Una sola persona física. En el caso de una empresa, deben figurar sus datos como remitente del envío. Asimismo, el representante de la empresa debe firmar los tres ejemplares en presencia del ventanillero y este debe verificar la identidad mediante un documento válido.
• Más de una persona física. Todas las personas físicas deben estar presentes en el momento del envío, firmar los tres ejemplares en presencia del ventanillero y este debe verificar la identidad de cada uno de ellos, con alguno de los documentos indicados precedentemente. Sin embargo, en el formulario de envío, en el campo "Remitente", solo debe figurar un nombre, apellido y domicilio, para que en caso de imposibilidad de entrega sirva para la devolución del mismo.
• Una persona jurídica. La persona física que presenta la Carta Documento debe acreditar su identidad como se indica más arriba y acreditar la representación invocada, según sea la persona jurídica, mediante los documentos establecidos precedentemente.
• En el caso que se trate de una persona que invoque la representación de una persona jurídica, sin la presentación de un poder, puede hacerlo siempre que remita el envío tal como si fuera una persona física, firme el texto escrito en presencia del ventanillero, su nombre propio figure debajo de la firma que va al pie del texto y también en el campo "Remitente del formulario" y acredite su identidad como persona física. En este último caso es aceptable que el cliente incluya al comienzo del texto la leyenda: "En representación de ...".

Los tres ejemplares de la Carta Documento en original deberán ser firmados por el remitente en presencia del ventanillero, con aclaración, número de DNI y, si presenta Registro de Firma, agregar el número de este documento.
Si por la extensión del texto requiere más de un formulario, se deben utilizar tantos como sean necesarios y considerar cada formulario como un envío independiente. En este caso se puede agregar a la Carta donde continúa la leyenda "Prosigue en CD N°..." al pie del texto de cada formulario y, a la que precede, la leyenda "Proviene de CD N° ...".

La Carta Documento puede ser escrita a mano, a máquina o computadora, utilizando el formulario provisto por Correo Argentino.